Daugelis įmonių atsargas vis dar pirmiausia traktuoja kaip sąnaudas, kurias reikia mažinti. Tam naudojami įprasti įrankiai: min-max logika, excel lentelės, prognozėmis grįstos skaičiavimo formulės ir periodiniai parametrų peržiūrėjimai. Vis dėlto rezultatas dažnai būna ne toks, kokio verslininkai nori: pinigai užšaldyti atsargose, svarbiausių prekių trūksta ir atsargų vadybininkai nuolat gęsina gaisrus.
Atsargų valdymas pagal buferius siūlo kitokią logiką. Vietoje klausimo „Kaip sumažinti atsargas?“ klausiama: „Kur atsargos iš tiesų turi būti laikomos, ir kaip išlaikyti tą atsargų apsaugą stabilią, panaudojant kuo mažiau pinigų?“ Šiuolaikinė, buferiais paremta atsargų valdymo sistema – tokia kaip StockM – padeda šį klausimą paversti veiksmu.
Nuo kaštų mažinimo, prie kontroliuojamos investicijos
Tradiciniame min-max pasaulyje atsargos matomos kaip statiniai duimenys: kuo skaičiai didesni, tuo daugiau pinigų užrakinama; kuo mažesni – tuo daugiau sutaupoma. Sprendimai dažniausiai svyruoja tarp šių dviejų polių: sumažinti min ir max, kad sumažėtų sąnaudos, o kai trūkumas pradeda trukdyti aptarnavimui – vėl pakelti ribas.
Atsargų valdymas pagal buferius į skirtomas į du vaidmenis:
- Atsargos laikomos išlaidomis ten, kur jos nereikalingos
- Atsargos laikomos investicija, jeigu laikomos ten, kur patikimai saugo pardavimus ir gamybą.
Taigi kiekvienai svarbiai prekei nustatomas buferis, kuris parodo, kiek atsargų reikia, kad būtų patenkinti pardavimai, įvertinus paklausos bei tiekimo terminų neapibrėžtumą. Tikslas nėra aklai minimizuoti buferį, bet užtikrinti, kad:
- Atsargų kiekiai būtų užtikrinti ten, kur tai svarbu;
- Atsargos už buferių ribų (nereikalingas perteklius, esantis virs žalios zonos) būtų sistemingai mažinamos.
Kodėl buferiai geriau užtikrina stabilesnius pinigų srautus?
Min-max logika linkusi sukelti didelius atsargų lygio svyravimus:
- dideli užsakymai iki aukšto max lygio pakelia atsargas į itin retai reikalingus kiekius;
- ilgi laikotarpiai be užsakymų leidžia atsargoms sumažėti prie min ribos arba žemiau.
Tai reiškia, kad dideli atsargų svyravimai yra užkoduoti pačioje logikoje. Lygiai taip pat ir su pinigų srautais – užsakius iki maksimumo tam tikram laikui įšaldomi dideli pinigų kiekiai, ir jų negalima panaudoti kitoms trūkstamoms prekėms įsigyti. Taigi susidaro “užburtas” ratas – atsargų turite daug, bet visvien trūksta.
- Atsargų valdymas pagal buferius elgiasi kitaip. Kiekvienai prekei nustatomas buferis, kuris:
- Įvertina prekės suvartojimą, rinkos nepastovumą ir tiekimo ciklą;
- Nuolat stebima, kaip buferis yra „suvalgomas“ tarp tiekimo ciklų;
- Buferis didinamas, kai realus elgesys rodo, kad buferis per mažas (per daug laiko raudonoje zonoje), ir mažinamas, kai akivaizdžiai per didelis (prekė beveik visada žalioje zonoje).
Tai svarbu tiek pinigų srautams, tiek aptarnavimo lygiui, nes:
- buferis remiasi dabartiniais duomenimis;
- atsargos laikomos ten, kur iš tiesų reikia užtikrinti atsargų kiekį ir sugerti realų nepastovumą;
- perteklius aiškiai virš buferio zonos tampa matomas ir gali būti sąmoningai mažinamas, išlaisvinant apyvartines lėšas, tačiau visvien užtikrinant reikalingą likutį.
Atsargų vadybininkų vaidmenys: nuo lentelių tikrintojų prie rautų valdytojų
Min–max aplinkoje atsargų vadybininkai dažnai priversti atlikti tikrintojų vaidmenį:
- Jie peržiūri ilgus išimčių sąrašus: prekės žemiau min, virš max, neigiami likučiai, vėluojantys užsakymai;
- Eilutė po eilutės sprendžia, ar priimti, ar atmesti sistemos siūlymus;
- Jų patirtis naudojama „užklijuoti“ logikos spragas, pastebėti dėsningumus, kurių taisyklės neapima.
Tokio darbo pobūdis yra alinantis ir reaktyvus – fokusuojamasi į simptomus, o ne į priežastis.
Atsargų valdymas pagal buferius atsargų vadybininkus paverčia srautų valdytojais:
- Sistema parodo, kur buferiai sunaudojami greičiau nei tikėtasi (raudona zona) ir kur prekių yra nuolat per daug;
- Atsargų vadybininkai daugiau laiko skiria tendencijų vertinimui: kurios prekės ir kuriuose sandėliuose atsiduria raudonoje zonoje, kodėl vėluoja užsakymai, kur ženkliai pasikeitė paklausa ir pan.
Jų sprendimai palaipsniui juda simptomų sprendimų prie priežasčių ieškojimų ir sprendimų joms eliminuoti.
Kasdieninis darbas atrodo kitaip:
- Darbų prioritetai sudėlioti pagal tai, kas šiuo metu keliau daugiausiai rizikos;
- Dėmesys pirmiausia skiriamas prekėms, kurių likutis įlindo į raudoną zoną ir jų gali realiai pritrūkti. Arba priešingai – prekėms, kurios yra viš buferio žalios onos ir jose įšaldyti pinigai
- laikui bėgant atsargų vadybininkai tampa realiais atsargų planuotojais, o ne vien parametrų sergėtojais.
Ar atsargų planavimui pakanka tik istorinių pardavimo duomenų?
Tradicinis atsargų valdymas remiasi istoriniais pardavimais ir prognozių rezultatais. Min ir max reikšmės skaičiuojamos iš vidurkių, standartinių nuokrypių ir prognozių paklaidų. Pagrindinė prielaida – kad šie skaičiai pakankamai ilgai liks teisingi ir dabarties ar ateities pardavimai iš principo bus tokie pat ar labai panašūs.
Atsargų valdymas pagal buferius naudoja panašius duomenis, bet kitokiu būdu:
- Istoriniai pardavimai naudojami pirminiam buferiui apskaičiuoti.
- Pirminiam buferiui apskaičiuoti taip pat vertinamas tiekimo ciklas, kuriam reikia užtikrinti atsargas.
- Prekės klasifikuojamos pagal svarbą verslui ir atitinkamai nustatomas buferio dydis bei serviso lygis.
Vėliau, kad prasideda realūs užsakymai ir pardavimai sistema nuolat stebi kiekvieną prekės buferis bei kaip kiekvienos likučiai juda per žalias, geltonas ir raudonas zonas. Jei reali paklausa yra kitokia nei tikėtasi, t.y. didesnė ar mažesnė, atitinkamai koreguojami ir buferiai. Vadinasi kiekvienos prekės buferis atspindi realią rinkos situaciją.
Kaip atsargų valdymo situaciją keičia dirbtinio intelekto įtraukimas į skaičiavimus?
Natūralu, jog dabartinis atsargų valdymas neįsivaizduojamas be DI skaičiavimų, juk dirbtinis intelektas gali apdoroti žymiai daugiau duomenų, pateikti tendencijas bei išvadas. Taigi ir prognozės gali būti tikslesnės, tiesa? Geresni algoritmai iš tiesų gali padėti patikslinti parametrus, aptikti sezoniškumą ir koreguoti tendencijas. Tačiau min-max su DI vis tiek turi tas pačias pagrindines problemas:
- Prognozuojama paklausa ir toliau remiasi praeities duomenimis;
- Užsakymai inicijuojami tik tada, kai prekė pasiekia minimumą;
- Dideli atsargų šuoliai atgal iki maksimumo išlaiko aukštą vidutinį atsargų lygį;
Atsargų valdymo sistema pagal buferius su DI:
- Atsargų valdymas pagal buferius jau ir taip veikia mašininio mokymosi principu, kadangi buferiai koreguojami pagal esamą paklausą.
- DI padeda aptikti tas situacijas, kurios yra ženkliai netipės ir pakeitė savo elseną kartais;
- Geriau planuoti sezoninius ar akcijinius atsargų papildymus, kurie didžiąja dalimi remiasi praeities pardavimų statistika.
Trumpiau tariant DI padeda tikslinti skaičius ir prognozes, tačiau pagrindinis atsargų planavimo variklis turi būti stabilus ir veikiantis pagal esamos rinkos sąlygas. Tokiu atveju DI skaičiavimai iš tiesų atneš pamatuojamą naudą.
Atsargų valdymo sistemos diegimas: nuo ko pradėti ir ko tikėtis?
Pereiti nuo min-max prie atsargų valdymo pagal buferius nėra paprasta, kadangi keičiasi ne tik sistema ar metodika, bet mąstymas. Žmonės min-max logiką lengva priimti ir pagal ją dirbti, kadangi ji remiasi prognozėmis. Žmogus linkęs prognozuoti ir bandyti atspėti. Tuo tarpu buferių logika yra visai kitokia, čia reikia suprasti ir priimti kitokias valdymo taisykles:
- Iš pradžių susitelkti į tam tikrą prekių pogrupį: A klasės SKU, kritinius komponentus ar konkrečią produktų šeimą;
- Sukurti pradinius buferius pagal aiškias taisykles (pvz. dienų skaičius paklausai, įvertinus paklausos nepastovumą ir tiekimo terminas) ir paprastas žalių/geltonų/raudonų zonų ribas;
- Pradėti vizualiai rodyti buferio būseną atsargų vadybininkų kasdieniuose užduočių skydeliuose, kad jie imtų matyti atsargas zonomis.
Kai buferio logikos rezultatai yra akivaizdžiai matomi, tuomet galite:
- Plėsti valdymo apimtį į daugiau prekių ir lokacijų;
- Integruoti buferinį papildymą į pagrindines atsargų valdymo sistemos darbo eigas;
- Aprašyti buferių taisykles, remiantis stebimu elgesiu ir svarba verslui .
Dažniausiai pasiekiami rezultatai, kai atsargų valdymas pagal buferius taikomas nuosekliai:
- Mažiau trūkumų didelės reikšmės prekėms;
- Mažesnės vidutinės atsargos išlaikant tokį patį ar geresnį aptarnavimo lygį;
- Labiau fokusuotas, mažiau reaktyvus planavimo darbas.
Parašykite komentarą